Home

(Voorbeeld van een Informatiekaart met aandachtsgebieden)

De dimensies van informatie

Het vertrekpunt van de kaart is niet de technologie, zoals dit in veel andere strategieën wel het geval is. Technologie is een belangrijk onderdeel, maar daarnaast wordt er rekening gehouden met ook alle andere dimensies van informatie : 

Organisatorisch : 

Om te komen tot een performante informatiehuishouding, met aandacht voor de 3 E's (effectiviteit, efficiëntie en economy). Met andere woorden welke beslissingen moet het management nemen om de informatiehuishouding te optimaliseren.Hoe de informatieprocessen kunnen ge(her-)organiseerd wordenom te komen tot een performante informatiehuishouding, met aandacht voor de 3 E's (effectiviteit, efficiëntie en economy). Met andere woorden welke beslissingen moet het management nemen om de informatiehuishouding te optimaliseren.

Vragen die beantwoord worden zijn :

• Hoe staat het informatiebeheer in het organogram ?

• Zijn de informatieprocessen uitgetekend ?

  • Is er een proceshandboek voorhanden met aandacht voor :

    • Zijn er voldoende informatieafspraken, zoals geheimhouding en privacy, wat te doen bij calamiteiten, gedragscode, ... ?

• Zijn de informatie – en kennisfuncties versplinterd ?

  • Zijn er informatie-eilanden of dubbele opslag ?

Informatie-intrinsiek :

De informatie die in de organisatie gebruikt wordt, moet relevant, accuraat en tijdig zijn.

Informatie-technologisch :

De technologie moet op maat van de organisatie zijn, zeker niet overgeïnvesteerd, maar rekening wel rekening houdend met uitbreidingen naar de toekomst.  

Onderzoek bevestigd immers dat de meerderheid van IT-projecten mislukken omwille van de te grote ambities en verwachtingen. De voorkeur gaat dus steeds uit flexibele systemen die basaal kunnen opgestart worden en modulair uitgebouwd.

Bij de aanschaf van informatiesystemen is steeds de vraag of men voldoende heeft aan een confectiesysteem (“off the shelf”) of dat het systeem op maat dient gemaakt te worden. Een confectiesysteem kan gekozen worden als het ingezet dient te worden voor vrij routineuze informatieprocessen. Betreft het een zeer specifieke context dan verdient maatwerk de voorkeur. Dit is uiteraard geen zwart-wit-verhaal. Ook confectiesystemen zijn steeds meer modulair opgebouwd en bij opensource-producten kunnen die afzonderlijk ontwikkeld worden zonder een volledig nieuw systeem te laten ontwikkelen. Confectieproducten hebben hun eigen ontwikkelingsomgeving, die beperkt maatwerk toelaat.

Ook kwetsbaarheid (voor malware, fouten, verlies van data, …), de levenscyclus (onderhoud, upgraden, nieuwe versies, …) en de tijdsversnelling (“wat binnen 5 jaar ?”) zijn een belangrijk issue.

Maar het belangrijkste aandachtspunt is evenwel de Return on Investment (ROI). Veel IT-projecten lopen vast op het feit dat men de ontwikkelingskosten onderschat heeft. De grootste reden van het fout lopen is dat het systeem uiteindelijk niet aangepast is aan de noden van de organisatie. Een IT-project plannen is immers aartsmoeilijk.

Zelf als men het kostenplaatje correct ingevuld krijgt, is er het feit dat men de verwachtingen naar opbrengsten en voordelen te hoog leggen. IT-projecten worden daardoor ook vaak overgebudgetteerd, waardoor de ROI klein of zelfs onbestaande wordt.

De sector wordt ook gekenmerkt door de “wet van de verminderde meeropbrengsten”, wat betekent dat elke bijkomende investering in IT een steeds kleiner voordeel biedt.
Ondanks de talrijke studies is er nog steeds geen eenduidig verband tussen IT-investeringen en de performantie van de organisatie. In deze context wordt gesproken over de productiviteits-paradox.

Tenslotte is er ook het “gadget”-gehalte van veel systemen. Systemen die geïmplementeerd worden met als verborgen doelstelling de afgunst van de concurrentie en het welbehagen van de manager.

De technologie (throughput) overschaduwt nog steeds in grote mate de eigenlijke informatie (gewenste output).

Omdat de informatiekaart ook de nodige beschouwing brengt over toekomstige kansen en bedreigingen is die ideaal om scenario's uit te tekenen. Bijv. wat met cloudcomputing ?

Cognitief :

De cognitieve dimensie wordt het meest onderschat of verwaarloosd. In het beste geval worden de nodige verwachtingen geformuleerd inzake kennis en vaardigheden. Daarnaast zijn echter attitudes een belangrijk aspect bij een performant informatiemanagement. Attitudevorming (het belang ervaren en de routine aankweken) bij juist gebruik van informatie is de basis van een geslaagde implementatie.

Wat nog meer uit het oog verloren wordt zijn de zuiver cognitieve en psychologische factoren. De menselijke geest is nu eenmaal beperkt in zijn capaciteit en ook spelen vaak niet-rationele elementen bij het gebruik van informatie. Enkele voorbeelden :

• het terugvallen op vertrouwde informatie en nieuwe informatie negeren.

• informatie-overdaad

• bounded rationality : Intellectuele en mentale beperkingen om alle opties te bekijken.l

• hidden flaws : "fouten" in het menselijke denken, die ontstaan door een te groot zelfvertrouwen, verwaandheid, betweterigheid, conformisme en consensusgerichtheid

De initiatiefgebieden en de doelgebieden

Deze informatiedimensies noemen we in onze informatiekaart de initiatiefgebieden en vormen de kolommen in dit model. Deze initiatiefgebieden zijn gekoppeld aan de doelgebieden, die de rijen vormen. Deze doelgebieden zijn geïnspireerd op de Balanced Scorecard en moeten helpen zorgen om te komen tot een uitgebalanceerd en organisatiewijd beeld. Op die manier worden alle complexe organisatiedoelen meegenomen in de informatiestrategie.

• De eerste rij slaat op het algemene beleid en de strategische opties. Hierbij wordt vertrokken vanuit de mandaten van de organisatie en wat de rol van de informatie is binnen de organisatie.

• Beleidsbeslissingen nemen en uitvoeren gebeurt met kennis van zaken en de organisatie moet zorgen dat die kenniszich kan ontwikkelen (“de lerende organisatie”) en kan beheerd worden. Een belangrijk aspect hierbij is het delen van kennis en informatie, maar ook de verzameling en verspreiding van “best practices”.

• Om deze informatie op een optimale wijze te beheren en te verspreiden dient de organisatie te beschikken over gestroomlijnde werkprocessen, die we clusteren in de derde rij. Veel voorkomende relevante werkprocessen zijn : adres-, taak-, agenda-, en documentbeheer en (opvolging van) vergaderingen.

• De vierde cluster is het klantenperspectief, dat staat voor het niveau waarbij de kennis en informatie aan de klant wordt overgemaakt. Concreet betekent dit : voeling houden met de stakeholders, website, mailverkeer, FAQ's, … 

Een informatiekaart kan volledig tekstueel uitgewerkt worden, maar kan ook grafisch vorm gegeven worden zodat indicatoren gaan functioneren als knipperlichten. Hieronder vindt u een voorbeeld van een grafische weergave van de informatiekaart van een Vlaamse gemeente (uit een korte quickscan). De kleurweergave dient vooral om makkelijker tot een prioriteitstelling te komen en worden uiteraard geduid in de tekst.